Grammophon Jazzband
Musik für Ihre Betriebsfeier

Sie sollen die nächste Betriebsfeier organisieren? Und Sie wissen noch nicht wirklich wie Sie anfangen sollen? Kein Problem! Wir zeigen Ihnen schrittweise worauf man bei der Planung von Betriebsfeiern achten muss und geben Ihnen hilfreiche Tipps und Ideen für die erfolgreiche Planung mit an die Hand.

Eine Betriebsfeier dient der Entwicklung und Stärkung des Wir-Gefühls innerhalb eines Unternehmens. Das verstärkte Zusammengehörigkeitsgefühl soll zu einem besseren Umgang, einer effizienteren Zusammenarbeit und einem entspannteren Arbeitsalltag beitragen. Bei Fusionen oder der Zusammensetzung neuer Teams können solche Mitarbeiterevents auch zum Kennenlernen genutzt werden.

Bei der Planung sollte unbedingt berücksichtigt werden, was der Anlass des Firmenevents ist. Danach richtet sich die gesamte weitere Planung. Handelt es sich um ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier, einen Geburtstag oder eine Abschiedsparty? Nicht nur die Wahl der Location, sondern auch das Unterhaltungsprogramm richtet sich nach dem Grund der Zusammenkunft. Weitere Gründe gemeinsam mit Kollegen zu feiern sind:
Neueröffnungen, Silvester, Betriebserfolge, Eröffnung von Dependanzen, Ruhestand, Jubiläum, Tag der offenen Tür, Produktvorstellungen/Produktentwicklung, Mitarbeitermotivation und Teambuilding sollten bei allen Anlässen die Grundlage bilden, können aber auch gezielt als Anlass für ein Event genommen werden.

Klar ist, dass bei einem Betriebsfest die Mitarbeiter und natürlich die Chefs anwesend sind. Aber je nach Art der Feier können auch Gäste teilnehmen, die nicht dem Betrieb angehören. Ein Sommerfest wird oft als Familienfest gefeiert, bei dem auch Kinder willkommen sind. Ein entsprechendes Kinderprogramm wird dabei in der Regel fest eingeplant. Manchmal sind auch Kunden und Geschäftspartner eingeladen, wodurch das Rahmenprogramm vielleicht durch weitere Ansprachen und Reden angepasst werden muss. Es ist aus mehreren Gründen sinnvoll sich einen Überblick über die Gästeliste zu verschaffen. Die Anzahl der Gäste ist ausschlaggebend für die Wahl der Location und die Planung der Verpflegung. Außerdem ist es ratsam sich ein Bild vom Altersdurchschnitt der Belegschaft und geladenen Gäste zu machen und das Programm entsprechend anzupassen.

Wenn Sie nicht sicher sind, für welche Feier sich Ihre Kollegen begeistern lassen, dann sammeln Sie doch einfach Vorschläge. Jeder darf seine Idee zur Betriebsfeier beitragen und am Ende wird abgestimmt unter welchem Motto sie stattfinden soll. So müssen Sie sich nicht den Kopf zerbrechen welche Aktivitäten gut angenommen werden. Außerdem fördern Sie durch den Einbezug der Mitarbeiter die Motivation für das Firmenfest.
Falls für Sie die Einbindung von Mitarbeitern, aus unterschiedlichen Gründen, nicht in Frage kommt, haben wir für Sie noch weitere Vorschläge zusammengestellt: Zirkusparty, Geo-Caching, Kochkurs, Paintball, Talentshow, Laser-Tag.

Ist ein großes Gebäude vorhanden, sind Feierlichkeiten im eigenen Betrieb möglich. Aber wo gefeiert wird hängt nicht nur von den räumlichen Voraussetzungen und der Anzahl der Teilnehmer ab. Überlegen Sie sich welche Räumlichkeiten zum Anlass und dem gewählten Thema für die Veranstaltung passen. Gibt es einen solchen Veranstaltungsort in der Nähe Ihres Unternehmens? Wie kommen die Gäste zum Veranstaltungsort? Gibt es einen Shuttle? Wenn nein, gibt es Bahnverbindungen und genügend Parkplätze für PKW? Planen Sie eine längere Vorlaufzeit ein und kümmern Sie sich rechtzeitig um den Partyraum, den Ballsaal, das Restaurant oder Ähnliches. Die meisten Veranstaltungsräume sind oft viele Monate im Voraus ausgebucht.n genutzt werden.

Speisen und Getränke sind natürlich unabdingbar auf einer Betriebsfeier. Mit leerem Magen oder schlechtem Essen macht das beste Unterhaltungsprogramm einfach keinen Spaß. Auch beim Essen sollten Sie sich nach dem Anlass und dem Motto Ihrer Veranstaltung richten. Ein entspanntes Zusammensein mit Aktivitäten, die sich nach keinem festen Zeitplan richten, wird am besten durch ein Buffet ergänzt. Hier können sich die Besucher nach Belieben frei bedienen. Bei einem professionellen Catering Service können Sie über die Zusammensetzung der Speisen selbst entscheiden. So kann auch auf besondere Bedürfnisse von Angestellten eingegangen werden, wie Veganismus, Allergien und Unverträglichkeiten. Bei einem Menu wird das gleiche Essen zu einem festen Zeitpunkt an den Platz gebracht. Auch hier ist es wichtig vorher abzuklären, wer bestimmte Dinge nicht essen darf. TIPP: Seit einiger Zeit erfreuen sich Foodtrucks großer Beliebtheit. Foodtrucks sind auf bestimmte Gerichte spezialisiert. Das Essen wird frisch zubereitet und kann nach Hunger und Belieben geholt werden. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Trucks mit unterschiedlichen Angeboten. Von Pizza über Burger, Maultaschen, Pasta und Tacos bis hin zum alltbekannten Crepes ist alles dabei.

Die Auswahl der Getränke gibt auch Auskunft über die Art des Beisammenseins. Gibt es Softdrinks und eine begrenzte Anzahl an Bieren und Wein, wird deutlich, dass vielleicht nicht auf den Tischen getanzt werden sollte. Gibt es Hochprozentiges in großen Mengen können die Besucher eine ausgelassene Party erwarten. Klären Sie vorher, ob die Getränke inklusive sind oder es ein Getränkebudget geben soll. Hier müssen die Geladenen ab einem bestimmten Zeitpunkt die Getränke selbst bezahlen.

Ein spannendes und abwechslungsreiches Unterhaltungsprogramm bildet den Kern eines jeden Firmenevents. Aus dem Anlass der Firmenfeier und der Zusammensetzung der Anwesenden und ggf. des Mottos ergibt sich der Rahmen für die Programmpunkte. Für manche Events bietet sich ein offenes Programm an, bei dem die Besucher eigenständig die verschiedenen Programmpunkte ablaufen können. Bei anderen Veranstaltungen bewährt sich hingegen ein festgelegter Ablauf, insbesondere wenn Reden und Ankündigungen vorgesehen sind. Natürlich ist auch eine Kombination aus beiden Programmarten möglich.

Das feste Unterhaltungsangebot sollte nicht zu überladen sein, hier gilt im Zweifel "weniger ist mehr". Beim offenen Programm sorgen Sie ruhig für eine große Palette an unterschiedlichen Attraktionen und Aktivitäten. So ist sicherlich für jeden Geschmack etwas dabei. Es gibt verschiedene Entertainment-Tools und Künstler, um Ihr Programm abwechslungsreich und spannend zu gestalten. Aufeinander abgestimmt, sollten ein paar Angebote kombiniert werden.

Waren Sie schon einmal auf einer Veranstaltung bei der Live Musik nicht gut angenommen wurde? Wir auch nicht. Musik verbindet und kann die Stimmung aufheizen oder zur Ruhe kommen lassen. Gerade Live Musik sorgt für eine ganz besondere Atmosphäre und das Musikprogramm kann hierbei interaktiv gestaltet werden.

Zunächst ist eine Internetrecherche ratsam, bei der Sie mehrere Bands miteinander vergleichen können. Hören Sie sich Hörbeispiele und sehen Sie sich die Referenzen an. Welche Musikrichtung wird gespielt und eignet sich am Besten für die geplahnte Unternehmung? Nehmen Sie Kontakt auf und lassen Sie sich Informationen über den Ablauf und die Kosten geben. Bei zu günstigen Preisen einzelner Anbieter sollten Sie skeptisch werden. Wenn nicht an der eigenen Weiterbildung gespart wurde, dann vielleicht an der Ausstattung. Eine professionelle Musikgruppe sollte auch optisch das Gesamtbild abrunden.

Die richtige Vorbereitung ist maßgeblich für den Erfolg Ihres Events. Fangen Sie rechtzeitig der Planung an, insbesondere wenn Sie Künstler, Essenslieferanten und Räumlichkeiten buchen wollen.

Das Datum sollte so gewählt werden, dass es zum Thema der Veranstaltung passt. Eine Weihnachtsfeier im Juni macht nicht wirklich Sinn. Achtet außerdem darauf, dass der Termin nicht mitten in den Schulferien liegt. Viele Angestellten mit Kindern könnten hier verreist sein. Auch der Wochentag spielt eine entscheidende Rolle bei der Durchführung. Insbesondere Freitage und Samstage eignen sich gut für ein Betriebsfest, da die Besucher am nächsten Tag ausschlafen können. Samstage sollten gewählt werden, wenn auch die Partner erwünscht sind, die müssen nämlich unter der Woche vermutlich auch arbeiten.

Auf den Einladungen sollten alle wichtigen Punkte stehen, auf die sich die Besucher vorbereiten müssen. Neben dem Datum und der Uhrzeit sollte auf der Einladung natürlich der Ort, der Anlass, das Thema und ggf. der Dresscode stehen. Um besser zu planen, können Sie dazuschreiben, bis wann Sie spätestens eine Rückmeldung über die Teilnahme brauchen. So können geplante Angebote besser kalkuliert werden.

Kleine Aufmerksamkeiten zum Mitnehmen kommen nicht nur auf Kindergeburtstagen gut an. Auch bei Unternehmensfeiern sind Geschenke gern gesehen. Größere Geschenke können in Form einer Tombola verlost werden oder alle Besucher erhalten eine kleine Aufmerksamkeit zum Abschied. Das können Gutscheine, eine Flasche Wein oder auch gebrandete Give Aways sein. Achten Sie daruaf, dass die Geschenke wirklich nützlich sind und Ihren Gästen einen Mehrwert bieten.